Comment faire une réponse négative à un candidat dans la Tech ?

L'expérience déconcertante du silence radio post-candidature se fait ressentir par trop de candidats, un silence d'autant plus frustrant que nous vivons à une époque où les technologies de communication nous donnent la possibilité d'envoyer des messages en un simple clic. Pourtant, bon nombre d'entreprises de la Tech esquivent l'effort d'informer les candidats de leur non-sélection, même si cette démarche pourrait leur être bénéfique. Cet article explique pourquoi chaque candidat mérite une réponse et donne des conseils sur la façon de formuler une réponse négative à un candidat tech.

Pourquoi faut-il absolument répondre à tous les candidats ?

Que ce soit pour les recruteurs ou les candidats, des bénéfices réciproques existent quant à l’obtention/la délivrance d’une réponse, en particulier pour les non retenus :

Pour les candidats :

🎗 Reconnaissance et respect. Une réponse, même négative, est une marque d'estime envers le candidat. C'est particulièrement rassurant pour ceux qui sont en période de chômage et qui peuvent parfois se sentir invisibles dans leur quête d'emploi.
🔀 Possibilité de tourner la page. Un retour d'information, quel qu'il soit, offre au candidat la chance de clôturer un chapitre et de se concentrer sur d'autres perspectives, sans rester dans l'incertitude.
📚 Pistes d'amélioration. En fonction du contenu de la réponse, le candidat peut obtenir des suggestions pour améliorer ses futures candidatures et augmenter ainsi ses chances de réussite.

Pour les entreprises/recruteurs :

🌟 Image positive de l'entreprise. La réponse à chaque candidature est une occasion pour l'entreprise de se présenter sous un jour favorable, même si le résultat n'est pas celui que le candidat espérait.
💼 Démonstration des valeurs de l'entreprise. En prenant le temps de répondre à tous les candidats, l'entreprise montre qu'elle accorde de la valeur non seulement à ses clients et collaborateurs, mais également aux personnes qui souhaiteraient la rejoindre.
🕸 Création d'un réseau solide. Pour le recruteur, cette pratique contribue à l'établissement de liens forts et d'une relation de confiance avec les candidats, qui pourraient devenir des contacts précieux dans le futur.

Offrir des retours et du feedback témoigne d'une dimension humaine, une qualité tant recherchée par les candidats. Cette humanité que nombre de recruteurs évoquent comme la raison pour laquelle ils ont choisi leur profession. Un candidat traité avec respect et dignité deviendra, pourquoi pas, un porte-parole influent pour votre entreprise, car il dispose lui aussi d’un réseau, de collègues, etc. (et c’est particulièrement vrai pour le monde de la Tech !). Au final, ce candidat gardera un souvenir de vous ; veillez à ce que ce soit un souvenir positif.

Comment formuler une réponse négative à un candidat Tech non retenu ?

Plusieurs éléments doivent être pris en compte afin de répondre de la meilleure des façons, à commencer par :

Décider du mode d'envoi : mail 📧 ou appel 📞 ?

Pour commencer, le mode d'envoi de la réponse, qu'il s'agisse d'un appel ou d'un mail, nécessite une réflexion. La nature plus personnelle et directe d'un appel téléphonique peut convenir à certains candidats, tandis que d'autres, appréciant le temps et l'espace qu'un mail leur offre pour digérer l'information, pourraient donner la préférence à ce dernier. Des facteurs tels que le profil du candidat, la nature du poste et la relation établie lors du processus de recrutement entrent inévitablement en jeu dans cette décision.

✍️ Personnaliser la réponse

En ce qui concerne le contenu de la réponse, la personnalisation demeure le maître mot ; chaque candidature est unique et la réponse se doit de l'être également. Il est donc conseillé d'éviter les réponses génériques, d'intégrer des détails précis relatifs à l'entretien ou à la candidature, et d'utiliser le prénom du candidat. Cette approche démontre non seulement que le profil du candidat a fait l'objet d'une étude attentive, mais ajoute également une touche personnelle qui renforce la relation entre le recruteur et le candidat.

🙏 Remercier le candidat

Cela semble évident, et pourtant… L'expression de la gratitude revêt une importance capitale dans la formulation de la réponse. Offrir vos remerciements sincères au candidat pour le temps et l'énergie investis dans le processus de candidature laisse une empreinte positive et durable.

💪 Mettre l'accent sur les points positifs/forts du candidat

Il convient de valoriser les compétences et talents du candidat dans votre réponse. En mettant en lumière ses points forts, vous renforcez l'estime de soi du candidat, une démarche particulièrement bénéfique pour ceux qui sont activement à la recherche d'un emploi.

❓ Expliquer les raisons de la non-sélection du candidat

Enfin, il est fondamental d'éclaircir les raisons qui ont conduit à la non-sélection du candidat. Bien qu'il s'agisse d'un exercice délicat, ce dernier apporte au candidat des éléments constructifs sur ses points d'amélioration. D’ailleurs, ces explications doivent être formulées avec courtoisie et respect, tout en gardant à l'esprit la nécessité de maintenir une attitude professionnelle et bienveillante.

😇 Rester professionnel et bienveillant

Indépendamment du message délivré, un respect inconditionnel pour le candidat doit toujours transparaître. Le professionnalisme et la bienveillance, à tout moment, demeurent des éléments indispensables. En toutes circonstances, maintenez une attitude qui reflète la valeur que vous accordez à chaque candidature, même lorsque le verdict est négatif.

❌ Ce qu’il ne faut surtout pas faire

À l’inverse, il y a certaines pratiques à éviter dans la communication d'une réponse négative :

L'envoi d'un mail générique. Les mails automatisés ou standardisés donnent l'impression d'un manque d'intérêt et de respect pour le candidat.
L'envoi d'un refus sans explications ni pistes d'améliorations. Un refus dénué de toute explication laisse le candidat dans le flou et ne lui offre aucune perspective d'amélioration.
La rupture totale de contact avec le candidat. Même si le candidat n'a pas été retenu pour le poste actuel, cela ne signifie pas qu'il ne pourrait pas convenir à un autre poste à l'avenir. Entretenir le contact peut s'avérer bénéfique pour les deux parties.

On le sait, le métier de recruteur laisse, souvent, peu de place à l’envoi de réponses à tous les candidats. Même si nous venons d’en démontrer les avantages, il n’est pas rare que les recruteurs n'aient tout simplement pas le loisir d’en faire autrement (planning débordé, etc.).

Pour autant, des outils d’automatisation performants sont aujourd'hui en mesure de délivrer des réponses personnalisées et adaptées à chaque processus de recrutement. Cela dit, il faut prendre garde à ce que ces outils, par leur puissance de diffusion et leur apparente simplicité, ne soient pas utilisés pour industrialiser des réponses génériques, sans saveur et déshumanisantes.

En définitive, attirer les talents est un défi constant dans l'univers compétitif et tendu de la Tech. Chaque interaction, même lorsqu'elle mène à un refus, forge l'image de votre entreprise et élargit potentiellement votre réseau. Il est ainsi fondamental de manier chaque candidature avec considération et prévenance.

Refuser les réponses prédéfinies, offrir des retours enrichissants et souligner les compétences du candidat sont des actions qui reflètent le respect que vous portez à chaque individu. Ces gestes peuvent également servir de tremplin au candidat dans sa recherche d'emploi.

Donner une réponse négative à un candidat n'est jamais aisé, mais c'est une occasion précieuse de démontrer votre professionnalisme et votre bienveillance. C'est en adoptant cette démarche que vous pourrez vous positionner comme un employeur de choix dans le domaine de la Tech.