Les ATS dans le recrutement : bien plus qu’un logiciel tendance !

Les ATS, ou Applicant Tracking Systems, désignent des logiciels de gestion du recrutement. Ils centralisent les candidatures spontanées ou issues de la publication d'offres en ligne. À contrario d'un simple tableur, leur interface ergonomique et leurs très nombreuses fonctionnalités facilitent le suivi des candidatures en masse. À tel point qu’aujourd’hui, plus de 70% des grandes entreprises utilisent d’ores et déjà un ATS (source : Select Software Reviews)

Quels sont les avantages des ATS pour le recrutement ?

1️⃣ Gain de temps pour les recruteurs

Les ATS permettent aux recruteurs de gagner un temps précieux à plusieurs niveaux. Tout d'abord, ils automatisent entièrement le tri et la présélection des candidatures. En pratique, le logiciel scanne chaque CV et lettre de motivation, puis sélectionne les profils correspondant le mieux au poste à pourvoir grâce à ses algorithmes de matching intégrés. 

Fini le dépouillement manuel de centaines de candidatures ! 

De plus, toutes les informations relatives aux candidats présélectionnés sont centralisées au sein de la plateforme ATS. Plus besoin pour le recruteur de compiler des tableurs Excel disparates. 

Il accède en un clic à une fiche synthétique pour chaque talent : coordonnées, CV, résultats de tests techniques, etc. Ainsi, ce gain de temps sur les tâches chronophages de présélection et compilation de données RH permet de se concentrer sur les étapes à valeur ajoutée : les entretiens.

2️⃣ Gestion des candidatures facilitée 

Les ATS optimisent également la gestion du stock de candidatures. 

D'une part, toutes les données sont centralisées au sein d'une base de données unique. En cela, l'ATS constitue LE référentiel RH global. 

D'autre part, ce vivier de talents est constamment enrichi et mis à jour grâce aux campagnes de sourcing automatisées sur les réseaux sociaux et les jobboards. 

On parle même de « talent pools » inépuisables, permettant de toujours disposer de profils IT qualifiés pour pourvoir ses postes rapidement.

3️⃣ Favoriser la décentralisation du recrutement

Les ATS favorisent aussi une plus grande autonomie des équipes RH distribuées. 

En effet, le logiciel centralise l'ensemble des données candidats dans un système unique accessible à l'ensemble des recruteurs. Chaque chargé de recrutement accède ainsi facilement à tous les profils et peut initier son propre processus de recrutement en parallèle.

De même, le matching de profils selon des référentiels métiers prédéfinis garantit une présélection uniformisée entre les pôles RH. 

En clair, les ATS fluidifient la collaboration inter-équipes en décloisonnant l'accès aux viviers de talents.

4️⃣ Un recrutement plus inclusif, avec moins de biais

Les ATS participent également à des processus de recrutement plus inclusifs, avec moins de biais discriminatoires. La présélection automatisée se base uniquement sur la correspondance entre les compétences des candidats et les qualifications requises. Cela permet d’évacuer plus facilement les critères sensibles comme l'âge, le genre ou l'origine qui peuvent influencer les recruteurs humains.

On parle même de promesse d'égalité des chances pour les talents issus de minorités. Dans la pratique, toute candidature correspondant au poste est automatiquement mise en avant lors de la phase de screening par l’outil. L'ATS se montre « aveugle » à des critères de diversité non pertinents pour évaluer les qualifications. 

Par ailleurs, cet apport des solutions ATS à plus d'inclusivité se retrouve à chaque étape, grâce notamment à des modules d'entretiens structurés, de tests techniques standardisés ou encore d'évaluation multicritères fondée sur les compétences.

5️⃣ Plus d’attractivité pour le recruteur

En fluidifiant considérablement les étapes de sourcing et de présélection, l'ATS libère du temps pour les chargés de recrutement. Du temps qu'ils peuvent réinvestir à améliorer qualitativement l'expérience candidat lors des entretiens ou dans les autres interactions. 

On assiste alors à un cercle vertueux. 

En guise d'illustration, prenons les campagnes automatisées sur les réseaux sociaux qui alimentent un vivier pérenne de talents IT qualifiés. Ces profils recherchés peuvent être abordés de manière proactive pour des opportunités futures. Une façon efficace de nouer le contact et nourrir un sentiment d'appartenance, ingrédient clé de fidélisation des talents IT pour une ESN.

Bien plus, en démontrant son expertise technologique au service de processus RH optimisés, le recruteur renforce son image d'employeur à la pointe. Une association positive qui facilite naturellement l'attraction des meilleures expertises en ingénierie informatique.

On le voit, par effet de levier, l'ATS accélère la constitution d'une marque employeur à fort capital sympathie auprès des profils IT. De quoi attirer plus aisément les talents nécessaires pour relever les défis technologiques de demain !

Les fonctionnalités clés d'un bon ATS

Un bon ATS devrait, à minima, disposer des fonctionnalités suivantes : 

✅ Une CVthèque  

La CVthèque constitue le cœur du système ATS. Cet entrepôt de données recense l'ensemble des profils candidats intégrés dans la base. Chaque fiche regroupe de façon structurée toutes les informations clés : 

• coordonnées, 
• compétences métier, 
• expériences, 
• diplômes, 
• etc.

Par ailleurs, la CVthèque se distingue par ses fonctionnalités de recherche avancée par mots clés et de matching intelligent. En un clic, le recruteur accède ainsi aux profils IT correspondant précisément à son besoin. 

En outre, cet inventaire des talents est constamment mis à jour grâce à l'alimentation automatique depuis les jobboards, les réseaux sociaux ou le sourcing direct. Une garantie de disposer en permanence de viviers de compétences IT riches et qualifiés.

✅ Un outil de création et de diffusion des offres d’emploi

Second pilier central, le module de publication d'offres de l'ATS qui automatise entièrement le posting. 

Grâce à des modèles personnalisables, le recruteur crée en quelques clics une annonce au format électronique optimisée pour le référencement naturel. La diffusion massive sur les jobboards partie prenante du logiciel est également automatisée. 

Là encore, l'ATS garantit une diffusion élargie aux viviers de candidats passifs. De quoi attirer un maximum de talents au profil recherché !

✅ Des fonctionnalités collaboratives 

Les fonctionnalités collaboratives pour fluidifier les échanges internes comprennent notamment : 

• Une messagerie intégrée pour communiquer avec les candidats ou entre recruteurs, 
• Une gestion des workflow pour le suivi des profils, 
• Un espace de partage de documents,
• Une gestion des rôles et des restrictions.

Ainsi, l'ATS décloisonne totalement la communication autour de la gestion des talents. Tous les acteurs RH accèdent ainsi à une vision à 360° sur chaque candidat, fluidifiant d'autant le processus.

✅ Des viviers de candidats

Comme évoqué précédemment, la constitution de talent pools, ces viviers permanents de profils qualifiés, forme un avantage compétitif majeur des ATS. 

Ces bases de talents passifs alimentées en continu garantissent aux recruteurs de toujours pouvoir pourvoir rapidement un poste grâce à un volume conséquent de candidats correspondant aux qualifications et compétences recherchées.

Un gage de performance pour mener à bien ses recrutements dans les temps !

✅ Des outils de suivi des candidats 

Autre fonctionnalité phare : les outils de suivi des candidats tout au long des étapes de leur recrutement (le « tunnel » en jargon RH). 

Tableaux de bord et rapports automatisés permettent au recruteur de surveiller précisément l'avancement de chaque profil. Où en est le candidat dans le processus ? Quelles sont les prochaines actions à mener ? 

Cette vision en temps réel fluidifie grandement la gestion des campagnes de recrutement. 

✅ Des grilles d’évaluation 

Les ATS intègrent également des modules d'évaluation multicritères. Basées sur des référentiels de compétences prédéfinis, ces grilles permettent une notation homogène de chaque candidat.

Ces évaluations standardisées garantissent la pertinence des choix afin d’obtenir une qualité de recrutement la plus qualitative possible. 

✅ Des statistiques  

Last but not least, les ATS excellent dans la production de stats RH. Tableaux de bord, rapports personnalisables, datas visualisation... Toutes les métriques sont accessibles pour aiguiller les recruteurs. 

Quels canaux font leurs preuves en termes de volume et de qualité de candidatures ? Quels sont les postes les plus longs à pourvoir ? Ce reporting décisionnel optimise continuellement la performance RH.

Comment choisir son ATS ?

Opter pour un ATS n’est pas une décision à prendre à la légère. Elle implique un certain nombre de critères qui doivent être passés au crible afin de bien choisir son ATS. Parmi ceux-ci, on trouve : 

• Adéquation aux processus RH. Il s'agit ici d'analyser précisément les étapes de son entonnoir de recrutement actuel afin d’identifier les éventuels points de friction. L’objectif est alors de vérifier que l’ATS considéré couvre bien l’ensemble des besoins en termes de fonctionnalités : sourcing de profils, présélection automatisée, gestion des workflows, modules d’évaluation multicritères, tableaux de bord RH, etc. 
• Couverture des canaux de diffusion. À cet égard, on vérifiera que les bases de CV intégrées dans l’ATS proviennent bien des jobboards les plus incontournables sur son secteur pour garantir une visibilité maximale des offres auprès de son vivier de talents. De même, l’ATS doit permettre la publication sur les canaux à fort trafic comme LinkedIn ou Twitter. L’objectif est simple : attirer un maximum de candidats qualifiés en un minimum de clics.
• Analytics et datas RH. Autre point de contrôle des plus critiques : la qualité du reporting et des statistiques fournies par l’ATS pour éclairer les stratégies RH. Ces indicateurs de pilotage permettent d’identifier les leviers de productivité du recrutement : origine des meilleurs candidats, postes les plus longs à pourvoir, taux de transformation par canal, etc. Autant de données prédictives extrêmement précieuses pour ajuster son approche en temps réel et gagner en efficacité.
• Sécurité & conformité juridique. Sur le volet sécurité, une tolérance zéro aux failles informatiques ainsi qu’un historique irréprochable sont de mise pour se prémunir contre tout risque de fuite de données RH sensibles. Côté juridique, il conviendra de s’assurer de la parfaite conformité de l’outil avec les dispositions du RGPD sur son périmètre géographique.

En réalité, il s’agit moins de choisir une solution éprouvée et plébiscitée sur le marché qu’un logiciel parfaitement calibré pour ses propres besoins.

Les 3 points clés à retenir sur les ATS  

• L’ATS est un outil incontournable pour optimiser son processus de recrutement en fluidifiant les étapes de sourcing, présélection automatisée, gestion administrative des candidatures et expérience candidat positive.
• Des apports concrets en termes de gain de temps pour les recruteurs (jusqu’à -60% sur la partie tri, sourcing, étude de profils), d’efficacité dans la sélection des bons candidats, de renfort de l’image de marque employeur et de pilotage des décisions RH via une data analytics puissante. 
• Dans le choix de son ATS, la clef est l’adéquation poussée aux besoins RH de son entreprise, les capacités de diffusion d’offres vers le plus large vivier de talents et le niveau de fiabilité, de sécurité, de conformité et de support client de l’éditeur.