La transformation digitale a considérablement bouleversé les pratiques RH, et le recrutement n’est pas en reste. Face à un marché de l’emploi en constante évolution, les organisations se doivent d’adopter des outils performants pour dénicher les talents adéquats. C’est dans ce contexte que les ATS se sont progressivement imposés. En effet, l’ATS permet de gérer de bout en bout les candidatures, de la publication des offres à l’onboarding des nouveaux collaborateurs. Mais tous les ATS ne se valent pas. Leur choix requiert une réflexion approfondie pour s’assurer d’un parfait alignement avec les besoins organisationnels. Découvrons ensemble les principaux critères de sélection d’un ATS.
1️⃣ Identifier ses besoins organisationnels
Choisir un ATS performant exige avant tout de comprendre les spécificités et priorités de votre organisation.
Analyse des besoins spécifiques au recrutement
Le volume et la nature des recrutements influencent directement les fonctionnalités requises dans un ATS.
Pour des postes uniques ou stratégiques, la priorité sera donnée à des outils qui permettent une recherche ciblée et approfondie, ainsi qu’un suivi rigoureux des candidats. Par exemple, une entreprise tech cherchant un CTO pourrait bénéficier d’un ATS intégrant des filtres avancés pour identifier rapidement les profils répondant à des critères précis, comme l’expérience en gestion de projets à grande échelle ou la maîtrise de technologies spécifiques.
À l’inverse, les entreprises qui opérent des recrutements de masse privilégieront des systèmes optimisés pour traiter de larges volumes de candidatures. Une plateforme de e-commerce, embauchant régulièrement des développeurs front-end en grand nombre, pourrait s’appuyer sur un ATS capable d’automatiser le tri initial des CV et d’organiser les entretiens via un workflow fluide, ce qui garantit une prise de décision rapide et structurée.
Caractéristiques internes de l’organisation
Les spécificités de votre entreprise façonnent vos attentes vis-à-vis d’un ATS. Le secteur d’activité et la culture d’entreprise orienteront, par exemple, les besoins en personnalisation ou en compatibilité avec des pratiques métier spécifiques. Un modèle opérationnel centralisé ou décentralisé peut nécessiter un outil capable de gérer plusieurs filiales ou équipes distinctes.
Pour les entreprises internationales, l’accent doit être mis sur la compatibilité multilingue et le respect des réglementations locales.
Enfin, la relation avec des agences de recrutement ou des RPO implique une solution permettant une collaboration fluide, avec des permissions d’accès sécurisées et un suivi partagé.
Maturité des pratiques internes
Un ATS doit également s’adapter à la maturité technologique de votre organisation. En cela, un budget clair et un processus d’approbation structuré permettent de prioriser les fonctionnalités critiques. Par exemple, une start-up spécialisée dans l’intelligence artificielle, qui débute son activité, peut privilégier un ATS simple mais évolutif, capable de grandir avec ses besoins sans grever son budget initial.
Si vous adoptez une stratégie de talent nurturing, un ATS avec un CRM intégré devient incontournable pour gérer efficacement les relations avec les candidats, particulièrement dans un secteur comme la Tech où les talents sont rares et prisés. Une entreprise de développement de logiciels, par exemple, pourrait tirer parti d’un CRM pour maintenir le contact avec des ingénieurs ou data scientists prometteurs, même s’ils ne sont pas recrutés immédiatement.
Enfin, pour des pratiques analytiques avancées, des modules de prédiction et de suivi des performances garantissent une amélioration continue des recrutements.
2️⃣ Évaluer les fonctionnalités essentielles d’un ATS
Une analyse minutieuse des fonctionnalités d’un ATS permet de s’assurer qu’il répond aux besoins de votre organisation tout en optimisant vos processus de recrutement. Voici les critères à examiner pour un choix judicieux.
Les fonctionnalités de base
Un ATS performant repose sur un socle fonctionnel solide, indispensable pour gérer efficacement les recrutements. Les fonctionnalités de base comportent :
- Publication d’annonces sur les jobboards, les réseaux sociaux ou le site carrière, avec une interface intuitive pour centraliser et automatiser la diffusion.
- Gestion des CV, permettant de trier, classer et rechercher les candidatures grâce à des filtres avancés pour un traitement précis et rapide.
- Présélection des candidats via des algorithmes capables d’identifier les profils correspondant aux critères définis, réduisant ainsi le temps consacré à l’examen manuel des dossiers.
- Automatisation des tâches administratives, comme la gestion des contrats, les validations réglementaires ou encore les étapes de pré-boarding, pour fluidifier le processus et garantir la conformité.
Ces éléments essentiels forment la base d’un ATS apte à répondre aux besoins opérationnels quotidiens des recruteurs.
Les fonctionnalités avancées
Au-delà des fondamentaux, les fonctionnalités avancées d’un ATS permettent de faire de cet outil un véritable levier stratégique. Ces fonctionnalités comprennent :
- CRM pour les candidats, indispensable pour cultiver des relations durables et maintenir l’engagement, en particulier dans les secteurs compétitifs comme la Tech.
- Tests en ligne et CV vidéo, qui enrichissent les évaluations en offrant une compréhension approfondie des compétences techniques et du savoir-être des candidats.
- Onboarding interactif, intégré directement à l’ATS, garantissant une transition fluide entre le recrutement et l’intégration des nouveaux talents.
Modules analytiques, conçus pour fournir des insights exploitables, tels que le suivi du temps de recrutement, l’analyse de la qualité des embauches et des recommandations stratégiques pour une amélioration continue.
L’expérience utilisateur
L’efficacité d’un ATS repose également sur son ergonomie. Un outil intuitif et bien conçu limite les frictions, tant pour les recruteurs que pour les candidats.
Un parcours utilisateur fluide favorise l’adoption de la solution en interne et reflète une image professionnelle auprès des talents externes.
Enfin, une interface bien pensée impacte directement la rapidité et l’efficacité des processus : moins d’erreurs, plus de décisions éclairées et une capacité accrue à attirer et convertir les meilleurs profils.
3️⃣ Garantir la conformité et la sécurité
L’intégration d’un ATS impose une vigilance accrue en matière de conformité et de sécurité des données.
Ces outils manipulent des informations sensibles qui doivent être protégées tout en respectant les réglementations locales et internationales. Le RGPD, par exemple, exige des solutions capables de sécuriser les données personnelles grâce à des systèmes de cryptage avancés et des protocoles d’accès contrôlés. De plus, une gestion claire du consentement des candidats, incluant la possibilité de tracer, modifier ou révoquer leurs autorisations, est incontournable.
Enfin, l’anonymisation des informations joue un rôle clé pour respecter la confidentialité tout en autorisant des analyses utiles.
Lorsqu’un ATS remplace un système existant, la migration des données représente un défi critique. Elle nécessite une conversion rigoureuse des données pour garantir leur compatibilité avec la nouvelle plateforme, tout en préservant leur intégrité.
Une surcharge des systèmes pendant cette étape peut entraîner des retards dans la mise en production. Pour éviter cela, il est essentiel de planifier une migration progressive et optimisée.
Un ATS conforme et sécurisé renforce non seulement la confiance des utilisateurs, mais permet aussi à l’organisation de fonctionner dans le respect strict des normes, sans compromettre l’efficacité de ses processus RH.
4️⃣ Autres critères pour choisir un fournisseur d’ATS
Adaptabilité de la solution
L’ATS doit également s’intégrer harmonieusement dans votre écosystème digital. Sa scalabilité est déterminante pour accompagner les entreprises tech en pleine expansion.
Par exemple, une entreprise SaaS opérant à l’international devra s’assurer que la solution peut gérer des processus multilingues et multisites. Par ailleurs, l’ATS doit proposer des intégrations fluides avec des outils existants, comme des plateformes RH, des CRM ou des outils collaboratifs tels que Slack ou Notion, indispensables dans l’univers tech.
Qualité du support et de l’accompagnement
Un fournisseur fiable doit garantir un support technique réactif et proposer des mises à jour régulières pour suivre les évolutions technologiques.
Aussi, la formation des utilisateurs, des recruteurs aux managers, est essentielle pour tirer pleinement parti des fonctionnalités de l’ATS.
En choisissant un fournisseur engagé, vous investissez dans une solution qui s’adapte à vos besoins présents tout en anticipant vos défis futurs.
L’API JobConnect : un atout stratégique pour maximiser l’efficacité de votre ATS
Dans le processus de sélection d’un ATS, il est crucial d’évaluer non seulement ses fonctionnalités internes, mais également ses capacités d’intégration avec des outils tiers. C’est ici qu’intervient l’API JobConnect, développée par Turnover-IT, pour offrir une flexibilité et une puissance inégalées dans la gestion de vos recrutements IT et tech.
Optimisez la performance de votre ATS grâce à l’API JobConnect
La clé d’un recrutement fluide réside dans l’automatisation et la centralisation des flux. En connectant votre ATS ou outil de multidiffusion à la plateforme Turnover-IT, vous bénéficiez d’une synchronisation automatique de vos offres d’emploi et missions freelance. Ces dernières sont instantanément diffusées sur notre Jobboard Free-Work, renforçant ainsi leur visibilité auprès des talents IT les plus qualifiés.
Des fonctionnalités taillées pour vos besoins stratégiques :
- Diffusion optimisée : publiez vos offres en un clic sur une audience spécialisée et engagez les meilleurs profils.
- Candidatures simplifiées : redirigez les candidats directement vers votre site pour une expérience cohérente et professionnelle.
- Centralisation intelligente : collectez et gérez toutes les candidatures dans un espace unifié, au sein de votre ATS.
- Gestion par e-mail : recevez instantanément les candidatures avec leurs CV en pièce jointe pour un suivi rapide et efficace.
- Intégration avancée : connectez vos outils via Webhook pour une communication fluide entre les différentes solutions que vous utilisez.
Ressources :
www.turnover-it.com/jobconnect/docs/v2/#/
https://app.turnover-it.com/integrations
Les 3 points clés à retenir :
- Comprendre vos besoins organisationnels est essentiel pour choisir un ATS aligné sur vos processus, vos types de recrutements et votre maturité technologique.
- Analyser les fonctionnalités proposées permet d’identifier les outils indispensables, des bases aux options avancées comme les modules analytiques ou les CRM intégrés.
- Évaluer le fournisseur d’ATS garantit une solution évolutive, un support de qualité et une intégration fluide avec vos outils RH existants.