Sélectionner un logiciel de recrutement : notre guide complet

Choisir le bon logiciel de recrutement représente un enjeu pour les entreprises. Cet outil technologique n’est pas qu’un simple utilitaire mais sert de pilier à la stratégie de recrutement. Un choix réfléchi dans ce domaine conditionne la qualité des profils recrutés et impacte durablement la pérennité de l’organisation dans son secteur d’activité. Opter pour la solution idoine est une décision pluridimensionnelle aux répercussions profondes. C’est pourquoi il convient d’apporter la plus grande rigueur à ce processus décisionnel.

Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement ?

Un Applicant Tracking System (ATS), plus communément désigné par le terme logiciel de recrutement, constitue l’épine dorsale de la gestion des ressources humaines au sein des organisations. Cet outil logistique de pointe rassemble sous une même bannière un éventail de fonctionnalités dédiées à l’optimisation des flux entrants de candidatures. De facto, il permet d’unifier l’intégralité du processus d’embauche, depuis la diffusion des offres d’emploi jusqu’aux phases ultimes d’évaluation et de contraction.

Au cœur de cette solution intégrée, un référentiel centralisé fait office de réceptacle des curriculum vitae et lettres de motivation émanant des potentiels collaborateurs. Un système de tri automatisé, reposant sur une analyse sémantique poussée des profils, opère alors un criblage initial. 

Pourquoi utiliser un logiciel de recrutement ?

L’adoption d’un logiciel de recrutement par les organisations modernes n’est pas un simple caprice technologique. Cette transition numérique répond à des impératifs opérationnels devenus incontournables.

1️⃣ Réduire les délais de recrutement

Parmi les priorités majeures, ces solutions informatiques visent à réduire drastiquement les délais de recrutement. En effet, les process traditionnels, reposant sur une approche manuelle et papier, engendrent de lourdes pertes de temps. L’afflux massif de candidatures doit être traité de façon individuelle, puis manuellement présélectionné en fonction des critères requis. Un calvaire chronophage pour les équipes RH, rapidement submergées.   

A contrario, un logiciel dédié instaure un système de tri intelligent et automatisé, court-circuitant ces étapes préliminaires. Seuls les profils idoines accèdent à la phase suivante. 

Les employeurs disposent par ailleurs de fonctionnalités permettant de rebondir immédiatement sur les candidats les plus prometteurs, sans risquer un désintérêt de leur part. L’optimisation du sourcing réduit simultanément les coûts tendanciels induits par un processus de recrutement ralenti.

2️⃣ Obtenir une vision complète du recrutement  

Au-delà des gains de productivité, un ATS se positionne comme le puits de données unique de l’entreprise pour tout ce qui touche au recrutement. Toutes les informations et métriques relatives à ces vagues d’embauches ponctuelles ou récurrentes sont agrégées au sein d’un référentiel centralisé. Un emplacement unique condensant statistiques sur les canaux source les plus performants, durée moyenne des cycles de recrutement, efficacité des équipes RH, etc.

Cette vision holistique et quantifiable du pipeline facilite par ailleurs la mise en œuvre d’actions correctives en temps réel pour débloquer les éventuels goulots d’étranglement. Les directions disposent d’indicateurs décisionnels aiguillant leurs stratégies de gestion des talents.

3️⃣ Garantir la conformité des recrutements

Enfin, les systèmes de suivi des candidatures permettent d’assurer la conformité des processus avec le cadre juridique en vigueur. Le respect de la réglementation générale sur la protection des données personnelles (RGPD) est un prérequis indispensable dans la gestion des dossiers des postulants. 

Grâce à des fonctionnalités dédiées, comme le chiffrement des informations sensibles ou la possibilité d’accorder des autorisations différenciées, les entreprises se prémunissent contre tout risque de violations. En cas de contrôle, la traçabilité des actions est également garantie par la journalisation des accès et de la totalité du cycle de vie des candidatures.

Au final, ces garde-fous juridiques préservent les organisations d’éventuelles poursuites en cas de manquements à la réglementation sur la protection de la vie privée.

Comment choisir son logiciel de recrutement ?

Le marché regorge d’une pléiade de solutions logicielles dédiées au recrutement. Pour dénicher la perle rare au milieu de cet écosystème foisonnant, les décideurs doivent armer leur discernement d’une méthodologie rigoureuse.

Réfléchir à ses besoins

Avant de se lancer tête baissée dans la quête d’un logiciel de recrutement, les organisations doivent prendre le temps d’une introspection sur leurs réels besoins en la matière. Cette étape de cadrage est primordiale car chaque entreprise n’emprunte pas les mêmes chemins selon plusieurs facteurs inhérents : 

• Sa taille : une TPE ne recherchera pas les mêmes fonctionnalités qu’un groupe multinational aux ramifications internationales. Le volume de candidatures à traiter diverge considérablement.
• Son secteur d’activité : les métiers du numérique par exemple, tiraillés par une pénurie de talents, exigent une gestion fine du sourcing. A contrario, d’autres domaines baignent dans un vivier de profils plus vaste.
• La maturité de ses processus RH : une entreprise ayant déjà entamé une transformation digitale de ses recrutements n’aura pas les mêmes prérequis qu’une organisation fonctionnant encore de manière manuscrite.
• Sa stratégie de marque employeur : certaines sociétés souhaitant améliorer leur image de marque accorderont une importance capitale à l’expérience candidat durant les phases de recrutement.

Ces paramètres influencent en profondeur les objectifs à atteindre : accélérer les cycles de recrutement, gagner en qualité des profils sourcés, renforcer la productivité des équipes RH, se conformer aux réglementations, réduire les coûts globaux… Autant de priorités qui orienteront le choix de la solution la plus adaptée.

Déterminer quelles sont les fonctionnalités dont on a besoin  

Une fois leurs priorités clairement identifiées, les entreprises peuvent se pencher sur la définition d’un cahier des charges fonctionnel. L’objectif demeure de dresser une liste exhaustive des modules indispensables à couvrir par le futur logiciel de recrutement.

Cette phase de spécifications peut notamment inclure les besoins suivants :

• Outils de publication et de gestion centralisée des offres d’emploi sur les différents canaux (jobboards, réseaux sociaux, site carrière…).
• Bibliothèques de modèles pré-formatés pour les offres, descriptions de postes, emails de relance…
• Interface de suivi et de scoring du pipeline de candidatures entrant.
• Fonctions avancées de tri des CVs par analyse sémantique et mise en correspondance des profils.
• Capacités d’analyse prédictive pour la détection des talents.
• Planification et gestion des entretiens et des évaluations.
• Traçabilité, rapports statistiques et indicateurs de pilotage.
• Intégration avec les systèmes tiers (SIRH, outils de visioconférence, applicatifs de gestion de la marque employeur…).

Cette liste (non exhaustive) permet de bien cerner les fonctions « core » à rechercher mais aussi les modules optionnels, en fonction des ambitions du projet. Elle constitue la pierre angulaire pour démarrer la phase de benchmarking des différentes solutions.

Facilité de prise en main

La majorité des éditeurs d’ATS ont aujourd’hui opéré leur transition vers le cloud en proposant leurs solutions sous la forme de logiciels SaaS. Sans déploiement lourd ou coûteux à réaliser en interne, ces dernières se révèlent particulièrement simples d’accès. 

Dès le premier jour, les équipes RH peuvent opérer la solution de bout en bout, moyennant de légères formations d’accompagnement. 

Dépenser au plus juste 

Par-delà les considérations purement fonctionnelles, tout projet d’investissement dans un outil de recrutement se doit de s’inscrire dans une réflexion budgétaire avisée. 

Le coût initial d’acquisition de la licence ainsi que les frais récurrents de souscription font l’objet d’un calcul de rentabilité précis. Ces dépenses engagées doivent être compensées par les économies générées sur le long terme. 

L’objectif demeure d’allouer les ressources financières nécessaires sans toutefois se lancer dans une dépense démesurée.  

Support réactif  

On l’oublie souvent mais, au-delà de la dimension purement technologique, la qualité du support délivré par l’éditeur compte autant que l’outil lui-même. Une assistance proactive, réactive et qualifiée constitue un prérequis pour accompagner les équipes métiers dans leur apprentissage et leur montée en compétences. 

Des temps de réponse satisfaisants, un suivi des différentes demandes et un support multilingual dans l’idéal sont autant de critères à surveiller de près.

Vérifier que l’outil est évolutif

Légiférer pour le court terme en négligeant les perspectives d’évolution future reviendrait à se tirer une balle dans le pied. Il serait en effet contre-productif d’investir dans un logiciel de recrutement voué à devenir rapidement dépassé et inadapté aux changements inéluctables de l’entreprise. Pour éviter cela, il convient de vérifier certains points : 

• Une architecture modulaire et extensible, de préférence cloud avec des API ouvertes, est primordiale. Cela permet d’ajouter de nouvelles briques fonctionnelles au fil du temps, évitant ainsi de se retrouver enfermé dans une solution monolithique figée.
• La roadmap produit doit être active avec des mises à jour fréquentes. C’est le gage d’une stratégie de R&D poussée de l’éditeur qui intègre en continu les dernières innovations du marché du recrutement.  
• La connectivité et l’interopérabilité avec d’autres solutions métiers (SIRH, formation, marque employeur…) est indispensable. Cela permet d’absorber les futures évolutions de l’entreprise grâce à un écosystème ouvert d’intégrations et de partenaires.
• Des capacités de personnalisation avancée sur mesure. L’objectif est de pouvoir adapter les processus métiers, les interfaces utilisateurs, les workflows…sans subir le carcan des fonctionnalités prédéfinies par l’éditeur.  
• La scalabilité technique pour encaisser des hausses de volumétrie et de charge est essentielle. Que ce soit pour des montées en puissance ponctuelles des projets ou une accélération de la croissance globale de la structure.  

Comparer les différentes solutions

Une fois leur cahier des charges correctement ficelé, les acteurs disposent alors de toutes les clés pour entreprendre un comparatif objectif des différentes plateformes en lice. Fonctionnalités, facilité d’utilisation, options de support, coûts, perspectives d’évolution… 

Chaque solution fait l’objet d’un examen scrupuleux afin de procéder à l’arbitrage final correspondant le mieux aux attentes définies en amont. 

Afin de synthétiser ces critères de choix, voici un tableau récapitulatif, qui reprend la méthode QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?) : 

Questions	Exemples de questions à se poser	Exemples
Qui ?	– Qui sera amené à utiliser le logiciel au quotidien ? – Quels sont les profils de candidats que je cible ?	– Équipe RH, managers, consultants – Développeurs, commerciaux, génération Y
Quoi ?	– De quelles fonctionnalités ai-je besoin pour couvrir mes processus ? – Quelles sont les étapes clés du recrutement à automatiser ?	– Diffusion d’offres, gestion des candidatures, évaluations – Sourcing, présélection, entretiens
Où ?	– L’outil doit-il être accessible en ligne ou installé localement ? – Le logiciel sera-t-il utilisé aussi bien en interne qu’en externe ?	– Solution SaaS – Utilisation par des agences externes
Quand ?	– À quelle fréquence l’équipe RH aura-t-elle besoin d’utiliser l’outil ? – À quelles phases du recrutement faut-il un accompagnement ?	– Usage quotidien – Du sourcing à l’embauche
Comment ?	– Quels critères permettront de trier et scorer les candidats ? – Sur quels éléments les évaluations doivent-elles porter ?	– Compétences, expérience, tests – Vidéos, entretiens, game based assessment
Combien ?	– Combien de recrutements sont planifiés cette année ? – Combien d’utilisateurs accèderont au logiciel ?- Quel est le volume moyen de candidatures par offre ?	– 200 recrutements – 15 utilisateurs – 50 candidatures/offre
Pourquoi ?	– Quels sont les enjeux et défis RH que je cherche à résoudre ? – Quels sont les objectifs de performance poursuivis ?	– Gagner en productivité, améliorer l’expérience candidat – Réduire les délais de recrutement

Les 3 points clés à retenir 

• Adopter une vision prospective en évaluant la capacité d’évolution à long terme de chaque solution envisagée, au-delà de la simple adéquation aux besoins présents.
• Privilégier les logiciels aux architectures modulaires et ouvertes, dotés d’une feuille de route produit active démontrant l’engagement de l’éditeur dans l’innovation continue.
• Prendre en compte les critères de connectivité, de personnalisation avancée et de scalabilité comme gages d’une plateforme flexible, à même d’accompagner les transformations et la croissance future de l’entreprise.